mayak

Разбираем на примерах: как всё успевать, если работаешь из дома

10.08.2017

ЦИМЕС

Как организовать время и справиться с работой, если всё вокруг отвлекает. Показываем простые приемы вместе  с преподавателем WAVE Odessa Business School  Владимиром Дибровым*.

перебивка-10-aug-2017

Как вежливо отказывать

Юрий — программист. Он работает из дома на зарубежную компанию. С 10:00 до 19:00 он должен писать код и быть на связи с командой. Однако жена Юрия считает, что раз он дома, то должен уделять внимание семье. Юрий постоянно отвлекается, чтобы поиграть с трехлетним сыном или помочь жене по дому. Всё это не занимает много времени, но потом Юрию непросто снова включиться в работу. Он видит, что успевает сделать меньше, чем мог бы в офисе. Иногда Юрию приходится доделывать задачи ночью, когда ему никто не мешает.

Объясняем. Работать из дома в любом случае сложнее, чем в офисе или в любом другом заведении. Во-первых, следует объяснить жене и близким важность выполняемой работы и преимущества работы дома. Также нужно рассказать о возможных последствиях, к которым может привести невнимательное выполнение заданий, когда тебя отвлекают.

Юрию нужно быть жестким по отношению ко времени и вежливым по отношению к людям. На все незначительные и проблемные просьбы следует говорить: «Нет». Отказывать решительно, но вежливо: «Я бы очень хотел помочь, но очень занят».

Эффективный прием — разбить время на блоки по 50 минут, плюс десять минут на перерыв. У программиста 15 минут может уйти на вхождение в задачу. 50 минут нужно для того, чтобы сосредоточиться и эффективно отработать. А перерыв между блоками использовать для отдыха или связи с командой. Еще хорошо сообщить команде наиболее удобное время для коммуникации в течение дня.

Нужно расставить приоритеты: начинать рабочий день с самых важных задач, а менее важные оставлять на послеобеденное время. Эта рекомендация работает везде. Составляется список задач А и список задач Б. Например, нужно выполнить 25 задач. Если выбрать самые важные, то получится два списка: пять и 20 задач. Пока пять задач не выполнены, к остальным 20 не приступать.

Юрию стоит организовать рабочее пространство таким образом, чтобы его отвлекало как можно меньше вещей. Можно устроить рабочий кабинет в отдельной комнате. Еще могу посоветовать работать в наушниках, слушая определенную музыку, но это индивидуально.

Последняя рекомендация: составить список того, чем Юрий будет заниматься в следующий час. Это быстро помогает сосредоточиться на задачах.

перебивка-10-aug-2017

Как не отвлекаться на переписки

Иван ведет страницы нескольких компаний в Facebook. Он работает удаленно и сам ставит себе задачи. Ивану нравится, что он может работать, когда удобно. Однако он стал замечать, что его рабочий день становится всё длиннее: он постоянно онлайн, отвечает на письма, общается с клиентами. Иван устает, но всё равно не успевает справиться со всеми задачами, а список дел всё растет. Много времени уходит на переписку, новости, листание ленты. Но Иван не может отказаться от соцсетей, ведь они — часть его работы.

Объясняем. Здесь всё проще, потому что человек сам себе ставит задачи. Техника Матрица Эйзенхауэра позволяет выделить список задач согласно двум критериям: важность и срочность. В первую очередь надо браться за важные и срочные, а также важные, но несрочные дела.

Рабочий день нужно запланировать на 60% жестко и оставить свободных 40%. При восьмичасовом рабочем дне планируем шесть часов работы и оставляем два часа на непредвиденные обстоятельства и творчество.

Пусть Иван разобьет работу с почтой и новостями на четыре интервала. Первый интервал: проверить почту до начала рабочего времени, второй – перед обедом, третий – в середине второй половины дня и четвертый – в конце рабочего дня. Длина интервалов зависит от объема работы: это может быть 15, 20 или 30 минут.

Еще одна техника тайм-менеджмента – правило 25 минут. Устанавливается таймер на 25 минут и одну задачу. Отключаются все виды связи, и Иван работает только с одним клиентом, не отвлекаясь ни на что другое. После этого у него есть пять минут, чтобы расслабиться, выпить кофе и т.д. Затем таймер снова включается на 25 минут, и так постоянно, пока не выполнишь самую важную и срочную задачу. Правило 25 минут особенно помогает, когда тебе неприятно заниматься какой-то работой.

перебивка-10-aug-2017

Как работать с ребенком

Ирина — графический дизайнер в декретном отпуске. Дочке уже два года, и Ирина стала работать как фрилансер. Это оказалось непросто: ребенок спит по полчаса несколько раз в день, а в остальное время требует внимания. Ночью, когда дочь снова засыпает, у Ирины остается мало сил на работу. Несколько раз в неделю с ребенком сидит бабушка, а вечером с дочкой играет муж.

Объясняем. Первая рекомендация — составить список задач и расставить приоритеты. Во-вторых, составить недельный график для главных задач с учетом того, когда с дочкой сидит бабушка. Допустим, бабушка смотрит за ребенком по два часа три раза в неделю. Нужно жестко запланировать это время, а также получасовые интервалы, которые есть у Ирины, пока ребенок спит. И третий момент — это возможность «вместить» рабочий график на вечер: можно поработать, пока с ребенком играет муж.

Ирине важно продуктивно работать в эти получасовые промежутки. Чтобы быстро сосредоточиться на работе, можно выполнить физические упражнения, размяться. Еще рекомендую начинать работать стоя. Так быстрее концентрируешься, а затем уже можно сесть на стул и продолжить работу, не облокачиваясь на спинку.

перебивка-10-aug-2017

Как настроиться на неприятную работу

Юлия пишет статьи для нескольких изданий. Она умеет работать быстро и укладывается в сроки. Но Юлия очень не любит говорить по телефону, хотя ей часто приходится совершать звонки по работе. Она постоянно откладывает телефонные разговоры и не может сосредоточиться на других делах, если знает, что еще нужно кому-то позвонить. Из-за этого Юлия теряет много времени, которое могла бы провести с пользой.

Объсняем. Неприятные задачи описывают метафорой «съесть лягушку». Типичная проблема тайм-менеджмента – это откладывание. И поэтому телефонный звонок нужно сделать немедленно. Юлия должна тщательно подготовиться к разговору: выбрать подходящее время для звонка, обязательно запланировать, что и как сказать, всегда держать фокус на цели контакта.

Еще хорошо заранее запланировать продолжительность разговора. Например, одна минута. В тайм-менеджменте есть правило 60 секунд, когда нужно принять решение или переговорить по телефону и достичь результата в течение минуты.

Юлии станет проще, если она будет понимать, что на телефонный разговор уйдет не более одной-двух минут, когда она подготовится и будет держать цель контакта. Кроме того, это психологически освобождает весь остаток дня для того, что нравится делать. Самое неприятное выполнено, поэтому увеличивается продуктивность. Дальше работаешь с воодушевлением и без мысли о том, что надо сделать что-то неприятное.

* Партнерский материал Маяка и WAVE Odessa Business School

Поделиться

возможно, вас заинтересует



Оставить комментарий: