Общение в мессенджерах и по видеосвязи — такое же взаимодействие людей, как и любое другое, поэтому требует соблюдения определенных правил. Не ради некоего надуманного порядка и регламента, а ради комфорта всех его участников. Об этих правилах мы расскажем вместе с IT-компанией AB Soft.
Иллюстрации — Алина Кропачова
Здороваться или нет? Правила для видеосвязи
Общение в формате видеоконференций не так сильно отличается от стандартных совещаний, поэтому здесь важно, чтобы руководитель или модератор следил за повесткой дня и контролировал время.
Файлы и документы, о которых пойдет речь, лучше разослать всем участникам видеоконференции заранее. Также заранее каждому стоит проверить настройки — работу микрофона и камеры.
Человеку, который присоединился к конференции после ее начала, здороваться со всеми не нужно, чтобы не перебивать говорящего. «Новенького» должен представить модератор, когда в обсуждении будет пауза, или же он представится сам, когда будет его выступление.
Формат встречи и вообще взаимодействия по рабочим вопросам стоит обговорить заранее. В каких-то компаниях всем удобно, если выступающий одет в пижаму, а в камеру периодически заглядывает кот, а в других, напротив, в видеоконференциях действует строгий дресс-код, соответствующий микроклимату конкретной встречи.
Это же касается камеры: если необходимо, чтобы она была включена, стоит сообщить об этом заранее в инвайте звонка. Если этот вопрос не был оговорен заранее, просить включить камеру уже во время встречи некорректно.
А мемы кидать? Правила для мессенджеров
Другое дело — переписка в мессенджере. Здесь действуют уже иные правила общения. Выбирая между звонком и перепиской, можно предпочесть звонок, если вопрос срочный и если он один. Когда обсуждение рабочей задачи происходит вслух, участникам разговора приходится полагаться на память, восстанавливая ход беседы и алгоритм действий. Поэтому мессенджер может быть самым удобным и надежным вариантом взаимодействия — поскольку всегда можно перемотать переписку вверх и убедиться, что дедлайн был оговорен, а задач изначально было определенное количество.
Отвечать персонально
Обращаясь к конкретному человеку, лучше использовать личную переписку. А в общем чате не забывать про функцию «ответить», чтобы все точно понимали, кто на чье сообщение отвечает и не создавать ситуаций вроде:
— Сотрудник 1: мы продаем 50% акций?
— Сотрудник 2: заказываем сегодня пиццу?
— Руководитель: да
AB Soft уже более 15 лет создает единую экосистему для украинских специалистов, участвующих в развитии продуктов RingCentral, — лидера американского рынка современных телекоммуникационных услуг для бизнес-сегмента.
Забыть про голосовые
Не отправляйте голосовое сообщение, если абсолютно точно не уверены, что собеседнику именно так в данный момент удобно. В общий чат их лучше не присылать вообще. Это способ связи, который удобен только отправителю, а в общении нужен баланс — чтобы было удобно всем. Задачи и алгоритмы действий тем более не стоит записывать с помощью голосовых сообщений — иначе возвращаться к ним и сверяться с информацией будет затруднительно.
Не писать десятое «спасибо»
Вежливость хороша не всегда. Когда в общем чате много людей и каждый пишет «доброе утро» или «спасибо» в ответ на чье-то сообщение, очень просто пропустить действительно важную информацию.
Не перебивать
Если в чате решается один вопрос, следует дождаться окончания обсуждения и уже после вступать с новой темой. В письменной беседе, как и в личной, важно не перебивать собеседников.
Подробности — сразу
Старайтесь сообщить все необходимое сразу и в одном сообщении. При личной встрече или в телефонном общении люди здороваются друг с другом, а потом переходят к сути вопроса. В мессенджере так делать не стоит: писать «привет», ждать ответного приветствия, а потом писать по делу — значит заставить собеседника ждать, пока вопрос будет сформулирован.
Это же относится к сообщениям вроде «Привет, у меня к тебе вопрос, есть минутка?» Человек «на том конце провода» не знает, что это за вопрос, сколько времени он займет, поэтому формулировка бессмысленна. Если есть подробности касательно вопроса, стоит присылать их сразу.
Мемы — отдельно
Рабочий чат — для рабочих сообщений. Для мемов и прочих обсуждений, не связанных с выполняемыми задачами, лучше создать отдельный.
Помнить про тайминг
У всех разный рабочий график, а кто-то из коллег может жить в другом часовом поясе. Стоит это учитывать и не писать сообщения до начала рабочего времени или после 20:00, если иное не было оговорено заранее. Не все отключают звук или устанавливают на телефоне спящий режим — поэтому не стоит доставлять собеседнику неудобство.
И главное правило
Все эти правила условны, поэтому в каждом коллективе могут быть свои — и даже противоположные. Поэтому главное правило комфортного взаимодействия — обсудить все заранее. Можно ли писать по рабочим вопросам после 19:00 или 20:00 и до 9:00? А если срочно? Куда отправлять мемы и видео со смешными попугаями? Эмодзи в деловой внутренней переписке — это ок? Возможно, всем удобно получать голосовые сообщения и каждое утро здороваться.
Контакты AB Soft:
Сайт: https://ab-soft.net
Facebook: https://www.facebook.com/ABsoft.net
Instagram: absoft_od
